Mar
17th

Rapat dalam sebuah perusahaan merupakan media penyatuan pemikiran dari individu-individu perusahaan, bisa dalam satu unit kerja maupun dari lintas unit kerja. Namun terkadang rapat berjalan tidak efektif dan membuang waktu berjam-jam. Berikut ini adalah cara praktis membuat rapat Anda menjadi singkat namun efektif:

1. Tepat Waktu. Terkadang beberapa peserta rapat datang ‘terlambat silih berganti’. Untuk itu Anda tidak perlu menunggu hingga seluruh peserta rapat hadir dalam satu meja. Berikan toleransi waktu hingga J+5 Menit, dan Anda segera memulai rapat. Adapaun peserta yang belum hadir, bisa Anda hubungi dan sampaikan bahwa rapat telah dimulai dan dimohon segera kehadirannya. Karena apabila Anda terus menerus menunggu peserta rapat satu per satu, sedangkan tentunya mereka mempunyai kesibukan yang berbeda-beda, bisa-bisa rapat Anda tidak akan dimulai.

2. Urgenitas Rapat. Sebelum mengundang peserta rapat, pastikan dahulu apakah rapat ini benar-benar peru dan penting dilakukan. Tentukan agenda rapat yang jelas dan detail, termasuk topik diskusi, siapa yang akan membawakan presentasi, alokasi waktu yang dibutuhkan serta tempat rapat yang digunakan. Agenda rapat sangan berpengaruh terhadap siapa saja peserta rapat yang turut diundang. Karena semakin sedikit perserta rapat, maka rapat akan semakin efektif.

3. Berani Menegur. Jika Anda menjadi ketua rapat, Anda diperbolehkan untuk menegur peserta rapat yang hadir terlambat (j+5 menit) tanpa alasan yang jelas. Sikap tegasAnda ini membuktikan kalau Anda serius dan ingin agar rapat ini berjalan efektif. Namun di lain sisi, Anda harus konsekuen apabila suatu ketika Anda diundang sebagai peserta rapat, Andapun harus melakukan hal serupa yakni datang tepat waktu.

4. Sadar Diri. Bersikap aktif saat rapat, seperti mengajukan ide atau bertanya wajib hukumnya dilakukan saat rapat. Tapi, bersikap terlalu aktif saat rapat juga dimungkinakan akan menggangu jalannya rapat. Misalnya, Anda langusng memotong pendapat yang sedang diutarakan rekan kerja Anda atau ‘ngeyel’ dengan rekan kerja yang tidak setuju dengan pendapat Anda. Anda perlu menyadari bahwa apa yang Anda sampaikan hendaknya dilatarbelakangi oleh kepentingan yang lebih besar, kepentingan perusahaan, sehingga pendapat-pendapat Anda dapat lebih obyektif. Hindari aktifitas ‘aktif sendiri’ atau ‘asik ngobrol’. Hal ini hanya membuat peserta rapat yang lain manjadi kesal dan membuang-buang waktu saja.

5. Catatan. Biarpun sudah ada sekretaris rapat atau notulis yang mencatat semua isi rapat, bukan berarti Anda bebas tugas. Anda juga bisa mencatat poin-poin rapat yang penting, sebagai precaution kalau bos menanyakan hasil rapat, sedangkan notulis belum menyelesaikannya. Simpan notulen rapat dengan rapi, sebagai dokumentasi rapat dan dasar pembuatan kebijakan dan tindak lanjut rapat.Hal itu membantu Anda untuk tidak mengulang-ulang melakukan pembahasan masalah tersebut berulang-ulang.



Related Post


  • Tips Efektif Membuat Peserta Rapat Menjadi Aktif
  • Tips Cermat Memilih Jamu Instan
  • Tips Sukses Mengenali Macam-Macam Sifat/Karakter Peserta Rapat
  • Tips Praktis Tata Rias Wajah
  • Tips Cepat Menghilangkan Bau Termos

  • Anda Ingin Berlangganan Free-Artikel Dari Tipsanda.com?
    Daftarkan e-mail Anda di bawah ini dan pastikan verifikasi melalui email Anda:

    Delivered by FeedBurner